EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El jefe de compras este perfectamente enterado de todas las condiciones que puedan afectar su tarea,cuando menos en un futuro inmediato.
La mayor parte de las compras tienen su punto de partida en el control de inventarios que yeva el encargado del balance de almacen.
Constantemente hay que decidir si comprar o fabricar una parte de dadatomando en cuenta por un lado la necesidad que haya del producto y la posibilidad de incluirlo en la produccion.
En este caso los representantes de la fabrica y de los del departamento de diseño que se encuentren precentes,pueden aconcejar al agente de compras.
si se trata de un producto standar,el radio de autoridad del agente es sencilla.
Asi el costo del material comprado es una consideracion importante que influye en la autoridad del departamento de compras.
LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEL MATERIAL COMPRADO ES UNA CONSIDERACION IMPORTANTE QUE INFLUE EN LA AUTORIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS ES PROVEER ALA EMPRESA LOS MATERIALES Y DEMAS PROVISIONES REQUERIDOS CUANDO Y DONDE SEAN NECESARIOS A UN PRECIO ACORDE CON LAS CONDICIONES PREVALECIENTES.LAS CONTRIBUCIONES ECONOMICAS DIRECTAS DEL DEPARTAMENTO SON LIGADAS A LA UTILIDAD DE TIEMPO.
LAS FINALIDADES PRINCIPALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS SON:
1 OBTENER LOS MATERIALES,PROVICIONES Y SERVICIOS QUE NECESITAN.
2 CONSEGUIRLOS AL MAS BAJO COSTO POSIBLE.
3 NFORMAR A LAS GERENCIAS SOBRE LAS ECONOMIAS QUE PUEDAN OBTENERSE.
PARA REALIZAR ESTOS FINES EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEBERA EJERCITAR FUNCIONES MAS DETALLADAS COMO SIGUE:
1 ENTREVSAR A LOS VENDEDORES AUN CUANDO DE MOMENTO NO SE VAYA A COMPRAR.
2 FORMULAR ESPECIFICACIONES.
3 OBTENER COTIZACIONES PARALAS COMPRAS IMPORTANTES.
4 COMPRAR DIRECTAMENTE LOS ARTICULOS DE MENOR IMPORTANCIA.
5 FORMLAR NORMAS INTERDEPARTAMENTALES Y PARTICIPAR EN SU FORMULACION.
6 REVISAR LA CANTIDAD Y CALIDAD
7 ESTAR AL PENDIENTE DE TODAS LAS COMPRAS
8 APROVAR TODAS LAS FACTURAS PARA SU PAGO
9 ESTAR PENDIENTE DE LOS NUEVOS ADELANTOS EN LOS PROCESOS O EN LOS MATERIALES
10 LLEVAR REGISTROS ADECUADOS DE LOS PROVEEDORES.
ESTUDIAR LAS TENDENCIAS ECONOMICAS DEL MERCADO DE DETERMINADAS MERCANCIAS ASI COMO DE LOS NEGOCIOS.
“LO PRINCIPIOS Y NORMAS DE LA PRACTICA DE COMPRAS “ CONSTITUYEN UNA ETICA PRACTICA DE SU ESPECIALIDAD:
1 CONSIDERAR ANTE TODO LOS INTERESES DE LA COMPAÑÍA.
2 RESIBIR BIEN LOS CONSEJOS AUTORIZADOS DE SUS COLEGAS Y GUIARSE POR ELLOS
3 COMPRAR SIN PREJUICIOS
4 ESFORZARSE CONSTANTEMENTE EN CONOCER LOS MATERIALES
5 APOYARY EJERCITAR LA HONRADEZ
6 RESIBIR PUNTUAL, RAPIDA Y CORTESTAMENTE A TODOS LOS QUE SE PRECENTEN
7 RESPETAR SUS OBLIGACIONES
8 EVITAR EL USO DE PRACICAS ABUSIVAS.
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
LA ORGANIZACIÓN DE CUALQUIER DEPARTAMENTO DEBE SER UNA RESPUESTA NATURAL ALA FUNCION QUE VA A DESEMPEÑAR.
EL QUE LAS COMPRAS LAS EFECTUEN LOS JEFES DE CADA DEPRTAMENTO GENERALMENTE DA POR RESULTADO QUE SE COMPRE A PRECIOS MAS ALTOS DE LOS NECESARIOS.
A CARGO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS GENERALMENTE SE ENCUENTRA UN AGENTE DE COMPRAS.
EN LAS EMPRESAS MEDIANAS, EL JEFE DE COMPRAS PUEDE OCUPAR LA MISMA POCISION QUE TIENE EN LAS GRANDES EMPRESAS.
LOS DEPARTAMENTOS DE COMPRAS MAS GRANDES ESTAN MAS FUNCINALIZADOS , EN ESTOS, EN GENERAL HAY UN AGENTE DE COMPRAS UN AYUDANTE DEL AGENTEDE COMPRAS VARIOS COMPRADORES Y EMPLEADOS DE ARCHIVO, TAQUIGRAFOS Y MECANOGRAFOS ENCARGADOS DEL TRAFICO, ENCARGADOS DE CONTROL, DE SEGUIMIENTO Y OTRAS CANTIDADES DE PESTOS SEGN LO QUE SE HAGA.
LA RECEPCION DE PEDIDOS, ALMACENES , APROVECHAMIENTO DE DESPERDICIOSE INSPECCON DE MATERIALES RECIBIDOS ESTAN ACARGO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
COMPRAS CENTRALIZADAS VS COMPRA DESENTRALIZADA EN LA OPERACIÓN DE PLANTAS MULTIPLES.
CUANDO ESTAS COMPRAS NO LAS HACE LA MATRIZ, GENERALMENTE LAS HACE EL DEPARTAMENTO PRINCIPAL DE COMPRAS DE LA DIVICION.
LA CENTRALIZACION DE LAS COMPRAS TAMBIEN FACILITA EL TRASLADO DE LAS EXISTENCIAS EXCESIVAS DE UNA PLANTA A OTRA.SE EJERCE UN MEJOR CONTROL DE LOS GASTOS CUANDO LAS COMPRASIMPORTANTES SE HACEN CENTRALMENTE.
LA AUTORIDAD PARA COMPRAR…...... LA AUTORIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS SOBRE LOS GASTOS DEBERA SER LIMITADA. ESTE DEPARTAMENTO DEBERA OPERAR BAJO UN SISTEMA DE PRESUPUESTO SEA QUE ESTE SISTEMA SE HAYA ADOPTADO EN GENERAL O SOLO AL DEPARTAMENTO D COMPRAS PARA TODA LA EMPRESA.
A MENUDO EL DEPARTAMENTO , COMPRA SOLO POR ORDEN DE CONTROL DE PRODUCCION O DEL ALMACEN DE EXISTENCIAS.
NORMAS DE COMPRAS………… UN AGENTE DE COMPRAS ACTIVO DEBERA PARTICIPAR EN LA FORMULACION DE LAS NORMAS DE COMPRAS Y PODRA SER AL INICIADOR DE MUCHAS DE ELLAS.
LAS COMPRAS RECIPROCAS……… SE REFIEREN A LA COSTUMBRE DE COMPRAR UN PRODUCTO PORQUE SU FABRICANTE O INTERMEDIRIO A SU VEZ COMPRA EL PRODUCTO FABRICADO POR LA EMPRESA DEL AGENTE DE COMPRAS.
COMPRAR DEACUERDO CON LAS NECESIDADES INMEDIATAS ALGUNAS VENTAJAS QUE SE LE ATRIBUYEN SON:
1 SE REDCE EL INVENTARIO DE MATERIALES EN EXISTENCI Y SE LIBERA EL CAPITAL.
2 SE REDCEN ESPACIO DE ALMACEN.
3 LOS REQUISITOS PLANEADOS DE RODUCCION.
4 EL COMPRADOR Y EL VENDEDOR TIENEN UN UN CONTACTO MAS FRECUENTE.
5 LAS PERDIDAS SE REDUCEN AL MINIMO AL COMPRDOR.
6 EL COMPRADOR PUEDE APROVECHAR CUALQUIER BENEFICIO QUE ENCUENTER.
7 LA EMPRESA QUE COMPRA SE ENCUENTRA EN UNA SITUACION MAS FLEXIBLE.
METODOS DE COMPRA…….. UNA E LAS CLACIFICACIONES MAS FRECUENTEMENTE CITADAS DE LOS DIFERENTES METODOS DE COMPRA SON:
1 COMPRAR ESTRICTAMENTE POR REQUISICION
2 COMPRAR PARA UN PERIODO FUTURO
3 COMPRAR APROVECHANDO EL MERCADO
4 COMPRAR A FUTUROS
5 COMPRAR ACONTRATO
6 COMPRAR EN GRUO DE ARTICULOS
7 COMPRAR SEGÚN UN CALENEDARIIO DE COMPRASD.
AL COMPRAR POR REQUISICION ES COMPRAR SOLAMENTE CANDO SE NECESITA Y EN LAS CANTIDADES NECESARIAS.
EN REALIDAD LAS COMPRAS DE ESPECULACION SON UN NEGOCIO APARTE Y PUEDEN RECARGAR LA PRODUCCION CON COSTOS QUE EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION NO TIENE MANERA DE BALANCEAR.
GENERALMENTE LOS MATERIALES COMPRADOS POR CONTRATOS , SE VAN ENTREGANDO EN FECHAS ESPECIFICAS POR EL COMPRADOR YA SEA DE ANTEMANO O A MEDIDA DE QUE SE NECESITA.
CALENDARIO DE COMPRAS….. ESTE SISTEMA DE COMPRAS SE ENCUENTRA INTIMAMENTE RELACIONADO AL CONTROL CUIDADOSO DE LA PRODUCCION.
ESPECIFICACIONES DE COMPRAS……. LAS ESPECIFICACIONES SON ABSOLUTAMENTE INDISPENSABLES SI EL PRODUCTO HA DE SER STANDARD Y SI SE VA A SOLICITAR OFERTAS DE VARIOS PROVEEDORES.
LAS COMPRAS POR ESPECIFICACIONES NO SON MUY POPULARES CON LOS PROVEEDORES QUE INCLUYEN EN SU PRECIO DE VENTA EL COSTO DE LA PUBLICIDAD NECESARIA PARA ACREDITAR SU MARCA.
ALGUNAS VECES LAS ESPECIFICACIONES NO LES FIJA NI E COMPRADOR NI EL PROVEEDOR SI NO EL MERCADO.
SELECCIÓN D PROVEEDORES…..ADMAS DE OBSERVAR LAS CORTECIAS ACOSTUMBADAS AL ENTREVISTAR PROVEEDORES Y LA ETICA COMERCIAL MAS ESTRICTA AL OTORGARLOS PEDIDOS EL AGENTE DE COMPRAS NECESITA LLEVAR REGISTROS EXACTOS D SERVICIO DADO POR LOS PROVEEDORES Y LA CALIDAD DESUS PRODUCTOS.
INICIACION DE LA REQUISICION DE COMPRAS……..PARA FINES DE REGISTROS LOS MATERIALES REGULARMENTE EMPLEADOS EN LA PRODUCCION ESTAN GENERALMENTEBAJO EL CONTROL.
SOLICITACION DE OFERTAS O COTIZASIONES…. PARA CIERTOS ARTICULOS STANDARD QUE SE COMPRAN EN GRANDES CANTDADES U OTROS ARTICULOS.
SEGUIMIENTO RECIBO E INSPECCION….. FRECUNTEMENTE EL AGENTE DE COMPERAS SE ENCARGA DEL SEGUIMIENTO.
ES INDISPENSABLE QUE EL DEPARTAMENTO DE RECIBO LKE NOTIFIQUE AL DE COMPRAS DEL ARRIBO DE TODAS LAS COMPRAS.
ARCHIVO DE COMPRAS….. EL AGENTE DE COMPRAS NECESITA MUCHA INFORMACION PARA PODER COMPRAR BIEN Y ASEGURARSE DE LA ENTREGA DE LOS MATERIALES.LOS ARCHIVOS DE COMPRAS COMUNMENTE SE LLEVAN DE TRES MANERAS A SABER POR EL NOMBRE DE LA FIRMA POR ARTICULOS Y POR ORDNES DE COMPRAS. UN EXPEDIENTE DE OTIZACION CONTENDRA NORMALMENTE LAS SOLICITUDES DE COTIZACIONES’’.
EL DIARIO DE LAS ORDENES PENDIENTES CONSISTE SOLAMENTE DE UN EXPEDIENTE EL EL QUE SE ARCHIVAN COPIAS ESPECIALES DE LAS ORDENES O FORMAS SEPARADAS CON EL NUMERO DE LA ORDEN QUE SE PRECENTARAN AL A PERSONA INDICADA EN UNA FECHA DADA DESPUES DE COLOCADA LA COPIA O FORMA EN EL EXPEDIENTE.
Las pautas que deben seguir las políticas de compras son las siguientes:
Las políticas de compras de una empresa en una actividad muy importante dentro de la vida organizacional en donde se debe gestionar de la mejor manera para la obtención del mejor producto o servicio, que la calidad sea la establecida en la negociación, que el precio sea el correcto, que la entrega sea realizada en tiempo y forma, entre otras consideraciones. Son las que determinan la correcta relación que tendrá la empresa con sus proveedores de cara a conseguir los mejores resultados.
La actividad de comprar está relacionada con el proceso la localización y la selección de los proveedores, la adquisición de los productos, las negociaciones sobre el precio, el seguimiento de todo el proceso y las condiciones de pago, entre otros factores.
Se deben llevar a cabo considerando las necesidades de las empresas. Por ello, deben buscar la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la mejor calidad en los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor tiempo posible.
También se deben establecer los proveedores adecuados, estar bien informados sobre los cambios tecnológicos que se produzcan en la utilización de los materiales que emplea la empresa, entre otras consideraciones. Son especialmente importantes porque en ellas también se basan los beneficios de la empresa.
Recortar y pegar la definición de políticas de compras y su importancia, así como las pautas que deben seguir las políticas de la empresa y pegar en el manual de procedimientos.Poner como titulo a la pagina 6 el nombre de políticas de compra.
Las políticas de compras de una empresa en una actividad muy importante dentro de la vida organizacional en donde se debe gestionar de la mejor manera para la obtención del mejor producto o servicio, que la calidad sea la establecida en la negociación, que el precio sea el correcto, que la entrega sea realizada en tiempo y forma, entre otras consideraciones. Son las que determinan la correcta relación que tendrá la empresa con sus proveedores de cara a conseguir los mejores resultados.
La actividad de comprar está relacionada con el proceso la localización y la selección de los proveedores, la adquisición de los productos, las negociaciones sobre el precio, el seguimiento de todo el proceso y las condiciones de pago, entre otros factores.
Se deben llevar a cabo considerando las necesidades de las empresas. Por ello, deben buscar la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la mejor calidad en los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor tiempo posible.
También se deben establecer los proveedores adecuados, estar bien informados sobre los cambios tecnológicos que se produzcan en la utilización de los materiales que emplea la empresa, entre otras consideraciones. Son especialmente importantes porque en ellas también se basan los beneficios de la empresa.
LAS POLITICAS DE COMPRAS
Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuales serán las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de productos para sus operaciones habituales.Las pautas que deben seguir las políticas de compras son las siguientes:
- Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
- Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos para malas gestiones de compras
- Mantener los niveles de calidad de los productos
- Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
- Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
- Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
- Realizar visitas periódicas a la competencia
- Negociar descuentos y condiciones de pago
- Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
- Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra
- Verificar que se cumplan las ordenes de compra emitidas
- Renegociar los servicios que prestan los proveedores
- Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la empresa
Las políticas de compras de una empresa en una actividad muy importante dentro de la vida organizacional en donde se debe gestionar de la mejor manera para la obtención del mejor producto o servicio, que la calidad sea la establecida en la negociación, que el precio sea el correcto, que la entrega sea realizada en tiempo y forma, entre otras consideraciones. Son las que determinan la correcta relación que tendrá la empresa con sus proveedores de cara a conseguir los mejores resultados.
La actividad de comprar está relacionada con el proceso la localización y la selección de los proveedores, la adquisición de los productos, las negociaciones sobre el precio, el seguimiento de todo el proceso y las condiciones de pago, entre otros factores.
Se deben llevar a cabo considerando las necesidades de las empresas. Por ello, deben buscar la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la mejor calidad en los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor tiempo posible.
También se deben establecer los proveedores adecuados, estar bien informados sobre los cambios tecnológicos que se produzcan en la utilización de los materiales que emplea la empresa, entre otras consideraciones. Son especialmente importantes porque en ellas también se basan los beneficios de la empresa.
Recortar y pegar la definición de políticas de compras y su importancia, así como las pautas que deben seguir las políticas de la empresa y pegar en el manual de procedimientos.Poner como titulo a la pagina 6 el nombre de políticas de compra.
Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuales serán las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de productos para sus operaciones habituales.
LAS PAUTAS DE LAS POLITICAS
Las pautas que deben seguir las políticas de compras son las siguientes:LAS PAUTAS DE LAS POLITICAS
- Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
- Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos para malas gestiones de compras
- Mantener los niveles de calidad de los productos
- Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
- Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
- Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
- Realizar visitas periódicas a la competencia
- Negociar descuentos y condiciones de pago
- Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
- Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra
- Verificar que se cumplan las ordenes de compra emitidas
- Renegociar los servicios que prestan los proveedores
- Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la empresa
LA IMPORTANCIA DE LAS POLITICAS DE COMPRAS
Las políticas de compras de una empresa en una actividad muy importante dentro de la vida organizacional en donde se debe gestionar de la mejor manera para la obtención del mejor producto o servicio, que la calidad sea la establecida en la negociación, que el precio sea el correcto, que la entrega sea realizada en tiempo y forma, entre otras consideraciones. Son las que determinan la correcta relación que tendrá la empresa con sus proveedores de cara a conseguir los mejores resultados.
La actividad de comprar está relacionada con el proceso la localización y la selección de los proveedores, la adquisición de los productos, las negociaciones sobre el precio, el seguimiento de todo el proceso y las condiciones de pago, entre otros factores.
Se deben llevar a cabo considerando las necesidades de las empresas. Por ello, deben buscar la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la mejor calidad en los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor tiempo posible.
También se deben establecer los proveedores adecuados, estar bien informados sobre los cambios tecnológicos que se produzcan en la utilización de los materiales que emplea la empresa, entre otras consideraciones. Son especialmente importantes porque en ellas también se basan los beneficios de la empresa.
